Hiện nay, có nhiều loại bản sao như: Bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính,... Bài viết, xin giới thiệu sơ lược về chứng thực bản sao được chứng thực từ bản chính.
Chứng thực bản sao từ bản chính: là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp; Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính.
Thẩm quyền thực hiện chứng thực là: Trưởng phòng, Phó Trưởng Phòng Tư pháp cấp huyện; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã; Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng; Viên chức ngoại giao, Viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài. Việc chứng thực bản sao từ bản chính không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.
Người yêu cầu chứng thực bản sao phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao. Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp; Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Người thực hiện chứng thực bản sao chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao đúng với bản chính. Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính. Bản chính giấy tờ, văn bản không được chứng thực bản sao đối với các trường hợp cấm sau đây:
“- Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ;
- Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung;
- Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp;
- Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân;
- Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghị định này;
- Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền”.
Thời gian thực hiện: Trong ngày làm việc; Trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không thể thực hiện trong ngày thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.
Cách thức thực hiện: Nộp và nhận kết quả trực tiếp tại hoặc Phòng Tư pháp cấp huyện hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc Tổ chức hành nghề công chứng hoặc Cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài.
Phí: 2.000 đồng/trang; từ trang thứ 3 trở lên thu 1.000 đồng/trang, tối đa thu không quá 200.000 đồng/bản .
Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao có chứng thực thì không được yêu cầu xuất trình bản chính, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh, nếu thấy cần thiết./.
Tác giả: Mạnh Cường
