Theo quy định hiện hành thì cấp xã được thực hiện chứng thực các loại việc gì?
Theo quy định tại Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015; khoản 1 Điều 1 Nghị định số 07/2025/NĐ-CP ngày 09/01/2025 và Nghị định số 280/2025/NĐ-CP ngày 27/10/2025 của Chính Phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chỉnh, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 07/2025/NĐ-CP thì Chủ tịch/Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực các giấy tờ, văn bản với 03 (ba) loại việc sau đây:
Thứ nhất, chứng thực bản sao từ bản chính.
Thứ hai, chứng thực chữ ký.
Thứ ba, chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Thực trạng đội ngũ công chức Tư pháp – Hộ tịch của Ủy ban nhân dân cấp xã trong việc tham mưu Chủ tịch/Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã về lĩnh vực chứng thực trên địa bàn tỉnh trong thời gian qua?
Các hợp đồng, giao dịch (gọi chung là hợp đồng) như: chuyển nhượng (mua, bán), thế chấp, thừa kế, cầm cố... tài sản đều ảnh hưởng trực tiếp, rất lớn đến quyền, lợi ích hợp pháp và cuộc sống của người dân. Theo đó, việc chứng thực hợp đồng của người dân phải đúng quy định pháp luật nhằm bảo đảm an toàn pháp lý của hợp đồng, hướng đến mục tiêu quan trọng nhất là bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người dân trên cơ sở người thực hiện chứng thực không chỉ phải căn cứ quy định về chứng thực (Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, Nghị định số 280/2025/NĐ-CP...), còn phải căn cứ các quy định pháp luật có liên quan như: Bộ luật dân sự; Hôn nhân và Gia đình; Đất đai; Hộ tịch... đáp ứng yêu cầu xác định đúng, đầy đủ các chủ thể (là ai) có thẩm quyền, được ký hợp đồng; xác định đầy đủ chủ thể theo luật định hay chưa (liên quan đến hàng thừa kế, thừa kế kế vị; vợ, chồng; hộ gia đình, nhóm người có quyền, nghĩa vụ có liên quan…); năng luật pháp luật, năng lực hành vi của các bên ký kết hợp đồng có đảm bảo theo quy định không. Ngoài ra, đội ngũ công chức tham mưu cho Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện chứng thực hiện nay không đủ năng lực chuyên môn do không được đào tạo chuyên sâu, dài hạn về nghiệp công chứng, chứng thực để kiểm tra tính pháp lý của hợp đồng và có thể ký kết hợp đồng như đã phân tích ở trên. Thực tế, kết quả kiểm tra công tác tư pháp tại một số xã, phường, đặc khu thể hiện các hợp đồng do Chủ tịch/Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký chứng thực rất đơn giản, ẩn chứa rủi ro giao dịch vô hiệu, gây thiệt hại lớn về tài sản, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền, lợi ích hợp pháp của người dân, dẫn đến nguy cơ phát sinh tranh chấp, kể cả trách nhiệm bồi thường của Nhà nước.
Như đã nói ở trên, đến nay công chức Tư pháp – Hộ tịch không được đào tạo chuyên sâu, dài hạn về nghiệp công chứng, chứng thực, vậy tại sao trong thời giai vừa qua, tỉnh không tổ chức đào tạo chuyên sâu, dài hạn cho họ?
Pháp luật hiện hành không có quy định về việc tổ chức đào tạo cho công chức phụ trách lĩnh vực chứng thực (Công chức Tư pháp – Hộ tịch; Chủ tịch/Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã) theo thời gian 6 tháng hoặc 12 tháng như công chứng viên quy định tại Điều 11 Luật Công chứng năm 2024. Theo đó, tỉnh không thể bố trí ngân sách để tổ chức các lớp đào tạo dài hạn cho công chức phụ trách lĩnh vực chứng thực. Ngoài ra, chi phí đào tạo công chứng viên theo quy định pháp luật hiện hành do học viên tự chi trả.
.png)
(Ông Nhâm Ngoc Hiển Cục phó Cục Hành chính tư pháp, Bộ Tư pháp bồi dưỡng kiến thức nghiệp vụ liên quan đến công tác tư pháp do Sở Tư pháp tỉnh An Giang tổ chức)
Thực trạng đội ngũ công chức Tư pháp – Hộ tịch phụ trách lĩnh vực chứng thực như thế nào sau khi vận hành chính quyền địa phương 2 cấp?
Như chúng ta đã biết, sau khi thực hiện sáp nhập tỉnh và đơn vị hành chính cấp xã theo Nghị quyết số 202/2025/QH15 ngày 12/6/2025 của Quốc hội về việc sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh và Nghị quyết số 1654 /NQ-UBTVQH15 ngày 16/6/2025 của Ủy ban thường vụ Quốc hội về việc sắp xếp các đơn vị hành chính cấp xã của tỉnh An Giang năm 2025 (sau khi sắp xếp, tỉnh An Giang mới có 102 đơn vị hành chính cấp xã, giảm 197 đơn vị so với 298 đơn vị hành chính cấp xã trước khi sáp nhập),
Căn cứ kết quả kiểm tra, khảo sát của Sở Tư pháp thì Ủy ban nhân dân cấp xã một số nơi chỉ bố trí 01 công chức Tư pháp – Hộ tịch, thậm chí có nơi bố trí công chức chuyên ngành kế toán hoặc chuyên ngành nông thôn, báo chí để thực hiện nghiệp vụ về hộ tịch và chứng thực trong khi khối lượng công việc, số hồ sơ thủ tục chứng thực ngày càng tăng theo địa bàn quản lý và số đơn vị hành chính được sáp nhập, dẫn đến tình trạng công chức phụ trách công tác chứng thực bị quá tải. Hệ quả: (1) Thời gian giải quyết thủ tục chứng thực cho người dân bị kéo dài trong thời gian đầu sau sắp xếp; (2) ẩn chứa nguy cơ sai phạm trong thực hiện nghiệp vụ chứng thực, gây thiệt hại cho người dân.
.png)
.png)
(Ông Trịnh Tuấn Ngọc, Tỉnh ủy viên, Giám đốc Sở Tư pháp tỉnh An Giang trong buổi làm việc và khảo sát tại Ủy ban nhân dân cấp xã về công tác nhân sự và hộ tịch, chứng thực tại địa phương)
Sở Tư pháp đã thực hiện các giải pháp như thế nào để giảm áp lực về công tác chứng thực cho Ủy ban nhân dân cấp xã sau sắp xếp nhưng vẫn bảo đảm không làm gián đoạn việc giải quyết thủ tục công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch của người dân?
Trước yêu cầu giải tỏa áp lực xử lý công việc rất lớn trong lĩnh vực chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã sau sắp xếp nhưng vẫn đáp ứng yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính được nhanh chóng, kịp thời, đúng pháp luật, góp phần bảo đảm an toàn pháp lý trong các hợp đồng, giao dịch của người dân, Sở Tư pháp đã triển khai các giải pháp sau:
- Thứ nhất, chủ động ban hành văn bản hướng dẫn, chỉ đạo (Công văn số 436/STP-HC&BTTP ngày 18/7/2025 và Công văn số 993/STP-HC&BTTP ngày 08/8/2025 của Sở Tư pháp tỉnh An Giang) các tổ chức hành nghề công chứng không được từ chối chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký (loại giấy tờ đơn giản, mức thu phí thấp);
- Thứ hai, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quyết định số 468/QĐ-UBND ngày 07/8/2025 về việc chuyển giao thẩm quyền chứng thực giao dịch từ Ủy ban nhân dân cấp xã sang tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh An Giang. Sở Tư pháp đã rất cân nhắc, nghiên cứu kỹ về cơ sở pháp lý và cơ sở thực tiễn trước khi trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quyết định số 468/QĐ-UBND. Cụ thể:
+ Cơ sở pháp lý: Khoản 3 Điều 19 Luật Công chứng năm 2024; điểm e khoản 1 Điều 63 Nghị định số 104/2025/NĐ-CP ngày 15/5/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng quy định: “Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định chuyển giao thẩm quyền chứng thực giao dịch cho tổ chức hành nghề công chứng tại những địa bàn cấp huyện đã phát triển được tổ chức hành nghề công chứng”; mục 10 phần II Kế hoạch triển khai thi hành Luật Công chứng kèm theo Quyết định số 12/QĐ-BTP ngày 03/01/2025 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp cũng quy định việc chuyển giao thẩm quyền chứng thực giao dịch từ Ủy ban nhân dân cấp xã sang tổ chức hành nghề công chứng.
+ Cơ sở thực tiễn: Công chức của Ủy ban nhân dân cấp xã bị quá tải công việc do địa bàn quản lý rộng, dân cư đông hơn trước sau khi sắp xếp; cấp xã tiếp nhận thêm các nhiệm vụ từ cấp huyện sau khi bỏ cấp huyện và phân cấp của Ủy ban nhân dân tỉnh; năng lực chuyên môn, nghiệp vụ của đội ngũ công chức cấp xã nhiều nơi còn hạn chế, không được đào tạo nghề công chứng.
Ngoài ra, trước khi trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quyết định số 468/QĐ-UBND, Sở Tư pháp đã có tổ chức lấy ý kiến các địa phương đối với dự thảo Quyết định và hầu hết các địa phương đều đồng thuận trừ xã Tân Hội và xã Hòa Điền. Các ý kiến đóng góp đã được Sở Tư pháp tổng hợp, giải trình tiếp thu.
- Thứ ba, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh tỉnh trình Hội đồng nhân dân tỉnh thông qua Nghị quyết số 08/2025/NQ-HĐND ngày 26/9/2025 quy định phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn được ủy quyền cho công chức thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã trong lĩnh vực chứng thực trên địa bàn tỉnh An Giang.
Nếu hợp đồng, giao dịch có chứng thực bị vô hiệu, gây thiệt hại cho cá nhân, tổ chức thì công chức thực hiện việc chứng thực có phải chịu trách nhiệm gì hay không?
Như đã đề cập trên, Chủ tịch/Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc công chứng Tư pháp – Hộ tịch phụ trách lĩnh vực chứng thực ngoài việc phải tuân thủ các quy định về chứng thực, còn phải thực hiện đúng các quy định pháp luật có liên quan như: Bộ luật Dân sự; hôn nhân và gia đình; đất đai, hộ tịch… Nếu vi phạm thì theo quy định tại Điều 44 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, có thể bị xử lý kỷ luật và phải bồi thường cho các bên ký kết hợp đồng, giao dịch kể cả người có quyền, lơi ích liên quan đối với tài sản mà không được tham gia ký kết hợp đồng, giao dịch.
Việc bồi thường thiệt hại trong hoạt động công chứng được thực hiện như thế nào?
Theo quy định Điều 40 Luật Công chứng năm 2024 thì tổ chức hành nghề công chứng phải bồi thường thiệt hại cho người yêu cầu công chứng và cá nhân, tổ chức khác do lỗi của công chứng viên, nhân viên của tổ chức mình gây ra trong quá trình công chứng theo quy định. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã giải thể, chấm dứt hoạt động thì công chứng viên, nhân viên trực tiếp gây thiệt hại phải tự mình bồi thường thiệt hại, kể cả trường hợp người đó không còn là công chứng viên hoặc nhân viên của 01 tổ chức hành nghề công chứng.
Từ những ý kiến trái chiều, dư luận về tính pháp lý và sự phù hợp của Quyết định số 468/QĐ-UBND trong thời gian vừa qua, quan điểm của Sở Tư pháp về văn bản này như thế nào?
Trên cơ sở các quy định pháp luật, tình hình thực tiễn và thực trạng đội ngũ công chức phụ trách công chứng thực tại một số địa phương, việc ban hành Quyết định số 468/QĐ-UBND ngày 07/8/2025 là cấp thiết và đúng với quy định pháp luật. Đến nay, văn bản này vẫn còn phù hợp, vấn đề là phải tăng cường truyền thông để chính quyền cấp xã và người dân hiểu rõ Quyết định số 468/QĐ-UBND được ban hành nhằm đáp ứng các mục tiêu như đã phân tích ở trên. Đó là: Giảm áp lực công việc đang có chiều hướng quá tải của Ủy ban nhân dân cấp xã sau khi tiếp nhận thêm nhiều nhiệm vụ do cấp huyện và phân cấp từ Ủy ban nhân tỉnh dẫn đến nguy cơ sai sót và trễ hạn trong giải quyết thủ tục hành chính; quan trọng hơn hết là phòng ngừa nguy cơ hợp đồng, giao dịch vô hiệu, gây thiệt hại cho cá nhân, tổ chức do công chức không có chuyên môn, nghiệp vụ về chứng thực thực hiện.
.png)
(Thực trạng quá tải trong việc tiếp nhận và xử lý, giải quyết thủ tục hành chính tại một Trung tâm Phục vụ hành chính công của Ủy ban nhân dân cấp xã hiện nay)
GIÁM ĐỐC SỞ TƯ PHÁP TỈNH AN GIANG
Trịnh Tuấn Ngọc
Tác giả: Giám đốc Sở Trịnh Tuấn Ngọc
